Integración del proceso administrativo
El proceso administrativo se integra de 2 fases: fase mecánica o estructural que es donde se ve lo que se planea hacer, conformada por la planeación y organización y la dinámica que es donde se realiza lo que se tenga planeado, conformada por la dirección y el control. Mejor explicado en esta imagen.
Principios del proceso administrativo
Terry y Franklin, en su libro Principios de administración, nos definen el concepto de principio: “Se puede definir un principio como una declaración o verdad fundamental que proporciona una guía para el pensamiento o la acción”. Los principios aplicados a la administración son producto de la sociedad, han sido formulados a partir de años de experiencia y pruebas en todo tipo de organizaciones, públicas o privadas, grandes o pequeñas. Los principios son básicos pero no absolutos, tienden a reformularse de acuerdo con las condiciones de tiempo y espacio en que se vive.
Del libro del maestro Agustín Reyes Ponce, Administración moderna, y tomando como referencia el proceso administrativo de cuatro etapas: planeación, organización, dirección y control, haremos mención de los principios administrativos aplicables a cada una de las fases del proceso.
Planeación
Principio de previsibilidad: Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzarán certeza completa, ya que existe siempre el riesgo.
Principio de objetividad: La práctica administrativa debe apoyarse en hechos, y no en opiniones subjetivas.
Principio de la medición: Los objetivos serán más seguros cuanto más podamos apreciarlos cuantitativamente, es decir, que sean susceptibles de medición.
Principio de precisión: Los planes deben elaborarse con la mayor precisión posible, y no con afirmaciones vagas y genéricas, ya que van a regir acciones concretas.
Principio de flexibilidad: Es cierto que debe existir precisión en la elaboración de los planes, pero en su implementación debe haber margen para los cambios que surjan en forma imprevista.
Principio de unidad: Dentro de la organización se elaboran planes en cada una de las áreas de trabajo, pero estos planes deben ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe un solo plan general. Principio de rentabilidad. Todo plan debe redituar una relación favorable de los beneficios que espera respecto a los costos que exige.
Organización
Principio de especialización: El trabajo tiende a dividirse cada vez más en actividades concretas. El individuo reditúa mayor eficiencia, precisión y destreza al responsabilizarlo a una actividad más limitada y concreta. La especialización genera mayor creatividad e iniciativa.
Principio de unidad de mando: Un subordinado recibirá ordenes de un solo jefe.
Principio del equilibrio de autoridad-responsabilidad: Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde a cada jefe dentro de los niveles de la organización, estableciendo al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquélla.
Principio de dirección-control: A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando.
Dirección
Principio de coordinación de intereses: Es importante lograr una comunión de intereses particulares y generales dentro de la organización, para el logro de los objetivos.
Principio de impersonalidad del mando: El ejercicio de la autoridad debe verse como producto de una necesidad de todo el organismo, y no como resultado exclusivo de la voluntad del que manda. Principio de la vía jerárquica: Las órdenes, quejas y comunicaciones en general deben seguir los conductos previamente establecidos, y jamás omitirlos sin razón, ni en forma constante.
Principio de resolución de conflictos: El conflicto debe resolverse lo más pronto posible, sin lesionar la disciplina y que produzca el menor disgusto de las partes involucradas. Principio de aprovechamiento de conflictos. El conflicto no es una amenaza; por el contrario, administrativamente se considera como una oportunidad y debe aprovecharse para forzar el encuentro de soluciones.
Control
Principio del carácter administrativo del control: Es necesario distinguir “las operaciones” de control de “la función” de control.
Principio de los estándares: El control es imposible si no se fijan anticipadamente, en forma precisa y cuantitativa, los estándares correspondientes a la operación en turno.
Principio de excepción: El control administrativo es más eficaz y rápido cuando se concentra en los casos en que no se logró lo previsto.
Enfoques de la práctica administrativa
Enfoque social
La referencia que se hace comúnmente al concepto de la administración de "selva de la teoría administrativa" y que viene de la confusión que rodea al verdadero significado de esta palabra ya que realmente la teoría de la administración involucra variados enfoques de diferentes disciplinas que inducen una cierta ampliación del concepto y que produce variadas inclinaciones y tendencias que finalmente llevan a un estado poco clasificado de lo que consiste en realidad la administración.
Para evitar caer en estas confusiones, existen diferentes enfoques bien determinados desde los cuales se puede intentar abordar la teoría de la administración. Estos enfoques en realidad resultan ser aproximaciones desde otras ciencias que aportan información valiosa a la teoría administrativa, pero debe quedar claro que la teoría administrativa no es un conjunto de estudios provenientes de otras disciplinas. Ellas aportan como se dijo, información conducente al mejor entendimiento de la administración.
Enfoque tecnico
En las organizaciones no solo existen las relaciones entre personas y grupo. También, hoy más que nunca, existe una componente tecnológica muy importante dentro de cualquier organización que genera un sistema sociotécnico que tiene que ver con las relaciones de las personas con la tecnología, es decir, cómo los sistemas tecnológicos afectan a los sistemas sociales. Se sabe que el comportamiento de personas es afectado también por otras personas y grupos, pero también influye el factor tecnológico en esto, y si este efecto es negativo se debe buscar la manera de cambiar o modificar el sistema tecnológico para producir la armonía necesaria. Es claro que en el enfoque operacional, este enfoque de sistemas sociotécnicos debe estar incluido, pues afecta de Significante manera a la administración y en este es causa de estudio de la ingeniería industrial.
La técnica por otro lado, es el continente del conocimiento que opera y trasforma una realidad. Cuando decimos que opera y transforma, no siempre modifica, a veces busca mantener esa realidad y esta para nosotros son las organizaciones y opera sobre ellas a través de herramientas que son las normas reglas y procedimientos
Las normas son parámetros considerados dentro de algún enfoque que permiten establecer rangos o límites de análisis. Existen en el medio, no en la administración normas técnicas, sociales, normas de comportamiento y cada una de ellas van a tener distintos niveles de graduación o límites que irán marcando que se entiende dentro de este marco y que queda fuera de ese marco.
Procedimientos: es una secuencia de pasos que rigen una actividad o una acción. En la organización por ejemplo hay distintos procedimientos, como el control de una caja; en lo que se refiere al manejo de dinero.
Enfoque humano
El enfoque empírico o de situación práctica:
Como su nombre lo indica, este enfoque analiza la administración desde el punto de vista práctico y real, cotidiano de situaciones o casos que han ocurrido en la vida real, de esta forma se lleva al estudio de los típicos "casos". Tómese en cuenta que las soluciones de cada caso es una situación en particular la que no será necesariamente la correcta para otro caso, por lo tanto, lo más que se puede hacer es intentar sacar, después de varios análisis de casos, conclusiones generales que puedan ser correctas a la mayoría de las situaciones que se puedan presentar.
En el enfoque operacional, los análisis de casos reales aportan experiencia administrativa y demás proporcionan una suerte de historia de la administración la
que sería útil para no volver a cometer errores similares en el futuro. El enfoque del comportamiento interpersonal.
Lo principal de este enfoque radica en el verdadero sentido de lo que el administrador realiza cotidianamente, que es relacionarse con otras personas, o con un grupo de personas que están en busca de un objetivo en común. Este enfoque es el punto de vista humano de la administración y la sicología juega un papel importante pues en las relaciones humanas están en juego muchos aspectos de personalidades, intereses personales y dinámica de grupo.
Entonces a partir de esto, la sicología es parte necesaria del trabajo de un administrador y que va en el enfoque operacional como asunto importante en las relaciones interpersonales.
Enfoque de reingenieria
La reingeniería es uno de los enfoques más recientes, también llamado rediseño de procesos. Su propósito es lograr más con menos recursos. La reingeniería ha sido definida como: “el replanteamiento fundamental y rediseño radical de los proceso de las empresas para conseguir mejoras sustanciales en medidas de desempeño contemporánea tan decisivas como costos, calidad, servicio y rapidez”.
El concepto más importante es el proceso, el cual puede requerir en ocasiones de un rediseño considerable, aunque no siempre es así. En lugar de concentrarse en las mejoras organizacionales, Hammer y Champy recomiendan un rediseño radical, equivalente a “volver a empezar".
Las fases de la reingeniería son tres:
1. Descubrir visión. Definirla en términos de la modificación de procesos, considerando la nueva tecnología de la informática (intranets, Internet y extranets), y los impactos que tendrá en el futuro en un mundo globalizado y dentro del libre comercio.
2. Rediseño. Establecer los nuevos procesos por medio de la nueva tecnología y restructurar la empresa. Se apoya en el mapping “diagramación” de procesos y relaciones de la empresa con clientes en términos sencillos. Dos principios rigen el rediseño, el primero es la simplificación del negocio a su máxima expresión para poder hacer hojas, portales, ligas y dar la información al usuario en tiempos record para que pueda avanzar conforme a su necesidad en el proceso; el segundo es la difusión masiva. Así, simplificación y difusión rigen el rediseño de los procesos.
3. Puesta en marcha. Con estándares e indicadores rigurosos de productividad y calidad para potencializar el negocio. Metodología esquemática de Reingeniería de Procesos Como extremo ideal, se puede establecer una metodología de "papel en blanco", en la que se reinventa toda la estructura y funcionamiento del proceso o de la organización. Se mantienen los objetivos y estrategias básicas del negocio, pero se adopta una libertad total de ideas. Esta metodología se puede restringir aprovechando en mayor o menor medida los procesos ya existentes, haciéndose así un rediseño parcial del proceso.
Enfoque del proceso administrativo
El enfoque operacional o de la teoría y ciencia de la administración recoge los conocimientos administrativos pertinentes para relacionarlos con las labores administrativas, lo que los administradores hacen. Este enfoque pretende integrar los conceptos, principios, y técnicas que se encuentran en la base de las tareas de la administración.
El enfoque del proceso administrativo parte del reconocimiento de que existe un núcleo central de conocimiento de administración pertinente únicamente para el campo de la administración.
Además este enfoque adopta conocimientos de otros campos, tales como la teoría de sistemas los conceptos de la calidad y reingeniería, la teoría de motivación y liderazgo, el comportamiento individual y grupal, los sistemas sociales, la cooperación, así como la aplicación de análisis.
La escuela del proceso administrativo u operacional, reconoce la existencia de un núcleo central científico y teórico peculiar de la administración, aunque también recoge importantes contribuciones de otras escuelas y enfoques.
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